Quy định về chứng từ hàng hóa đi trên đường mới nhất cần biết

Nội dung cập nhật ngày 21/01/2022 bởi

Giấy tờ là một phần không thể thiếu khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ. Bởi nó là căn cứ để chứng minh cơ sở kinh doanh vận tải đủ điều kiện vận chuyển hàng hóa. Cũng như hàng hóa bên gửi đủ điều kiện để lưu thông ra thị trường. Vậy đối với vận chuyển đường bộ nước ta, quy định về chứng từ hàng hóa đi trên đường như thế nào. Tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Quy định về chứng từ hàng hóa đi trên đường của công ty dịch vụ vận tải

Với Công ty kinh doanh vận tải, để vận chuyển hàng hóa đến nơi an toàn và nhanh chóng thì cần trang bị những loại giấy tờ sau:

• Giấy tờ xe : Giấy đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại, Sổ nhật trình chạy xe , Phù hiệu xe chạy hợp đồng…
• Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.
• Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có).
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: giấy phép lái xe phù hợp với xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe…
• Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường( gọi tắt là giấy chứng nhận kiểm định), được dán tem kiểm định .
• Các loại giấy tờ khác: Hợp đồng vận chuyển hàng hóa, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng.

Tham khảo: Dịch vụ vận chuyển hàng hóa Bắc – Nam tại Phượng Hoàng

1. Giấy tờ xác minh kinh doanh vận tải

Đối với đơn vị kinh doanh vận tải, để xác minh tính hợp pháp kinh doanh vận tải bắt buộc phải có giấy tờ xe và giấy chứng đăng ký kinh doanh vận tải. Những giấy tờ này bao gồm:

• Giấy tờ xe : Giấy đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại, Sổ nhật trình chạy xe , Phù hiệu xe chạy hợp đồng…
• Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.
• Trong trường hợp xe chở hàng quá khổ, quá tải phải có giấy lưu hành

Khi có sự kiểm tra của CSGT nếu không trình được những giấy tờ trên có thể bị phạt tiền từ 800.000 đồng đến 1.000.000 đồng.

2. Giấy tờ xác minh người điều khiển phương tiện

Đối với người tài xế điều khiển phương tiện trọng tải, khi lưu thông trên đường cần có:

• Giấy phép lái xe phù hợp với xe đang điều khiển
• Giấy chứng nhận tập huấn lái xe

Trong trường hợp CSGT kiểm tra, thiếu những giấy tờ trên tài xế xe sẽ bị phạt từ Phạt tiền từ 200.000 đồng đến 400.000 đồng (trường hợp quên mang theo giấy phép lái xe)

• Trường hợp không có Giấy phép lái xe: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng.

Lưu ý, mức phạt trên áp dụng đối với người điều khiển phương tiện vi phạm. Trường hợp người điều khiển không phải chủ phương tiện, theo quy định tại Điều 30 Nghị định 100 thì phạt cả chủ phương tiện về hành vi “Giao xe hoặc để cho người không có Giấy phép lái xe phù hợp điều khiển xe tham gia giao thông” với mức phạt như sau:

• Phạt tiền từ 800.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với cá nhân. Từ 1.600.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với tổ chức là chủ xe mô tô.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với cá nhân. Từ 8.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng đối với tổ chức là chủ xe ô tô.

Những giấy tờ khác cần có khi vận chuyển hàng hóa trên đường

Vận đơn hàng hóa

Vận đơn hay còn gọi là biên lai gửi hàng. Đó là một loại hóa đơn dùng để làm bằng chứng của hợp đồng chuyên chở (giữa người gửi hàng và người chuyên chở). Đối với vận tải đường bộ thường được gọi là “Giấy gửi hàng đường bộ”, cũng có người dùng chưa chính xác là “vận đơn đường bộ”.

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Nếu hàng hóa lấy từ kho của doanh nghiệp thì cần phải có phiếu xuất kho để xác minh rằng hàng hóa đã được ra khỏi kho. Từ đó kế toán của thể dễ dàng hạch toán hơn.

Hợp đồng vận chuyển

Hợp đồng vận chuyển thường dành cho những Doanh nghiệp, cần vận chuyển một lô hàng với khối lượng lớn. Hợp đồng này sẽ xác minh rõ quyền hạn và trách nhiệm của hai bên trong việc vận chuyển hàng hóa, từ đó có thể dễ dàng thanh lý hợp đồng mà không vướng mắc những quy định.

Giấy đi đường là gì?

Giấy đi đường thường được cấp cho xe kinh doanh vận tải hàng hóa, nó được cấp cho từng chuyến hàng, cho từng xe, làm chứng từ cho phương tiện vận chuyển. Giấy đi đường này thường được sử dụng để ủy quyền cho những chuyến đi tỉnh. Trong giấy đi đường này sẽ có cập nhập nơi đi, nơi đến, phương tiện sử dụng, số ngày công tác, lý do lưu trú…giúp cho việc kiểm soát hành trình đi đường được dễ dàng hơn.

Tham khảo: Dịch vụ vận chuyển hàng đi Đà Nẵng tại Phượng Hoàng

Quy định về chứng từ hàng hóa đi trên đường của bên gửi hàng

Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà bên gửi hàng sẽ cung cấp những giấy tờ khác nhau. Cụ thể như sau:

Trường hợp 1:

Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hoặc ngược lại phải có đầy đủ:

• Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.

Trường hợp 2:

Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng cần có 1 trong 2 chứng từ sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng
• Hoặc phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ

Trường hợp 3:

Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ phải có hóa đơn GTGT hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán.

Trường hợp 4: 

Hàng hóa đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển.

Trường hợp 5:

Xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.

Trường hợp 6:

Hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán, hoặc trường hợp xuất khẩu hàng hóa -kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu khi xuất khẩu phải có 1 trong các loại hợp đồng sau:

• Hóa đơn GTGT
• Hợp đồng bán hàng
• Hợp đồng tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

Trường hợp 7:

Sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập hợp đồng bán hàng:

• Đối với các cơ sở mua nông, lâm, thủy, hải sản do người dân sản xuất, khai thác phải lập hợp đồng thu mua hàng lâm, thuỷ, hải sản, nông sản theo mẫu quy định.
• Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.

Trường hợp 8:

Nếu là cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hợp đồng nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán hàng , từng loại hàng…

Trên đây là những quy định về chứng từ hàng hóa đi trên đường dành cho các Công ty Kinh doanh vận tải và Doanh nghiệp gửi hàng. Nếu bạn có thắc mắc hoặc có nhu cầu vận chuyển hàng Bắc Nam, hãy liên hệ ngay với nhân viên Kinh doanh Phượng Hoàng để nhận được tư vấn và báo giá.